士業の定例レポート作成を自動化|月次報告を楽にする手順

月末が近づくと、顧問先ごとの月次報告づくりに追われていませんか。会計ソフトから数字を書き出し、表とグラフを整え、所見を書く。顧問先が増えるほど、作業は月初の数日に集中します。担当者が休むと、報告が遅れてしまうこともあります。

この記事では、士業事務所の定例レポート作成を自動化する進め方を扱います。読み終えると、次の3つが分かります。

定例レポートのどの作業が自動化に向いていて、どこを人が担うべきか
数字の集計からレポートの完成までを仕組みにする手順
顧問先の情報をAIで扱うときの注意点と、よくある失敗

定例レポートの作成で時間がかかる作業はどこか

定例レポートとは、顧問先に毎月や四半期ごとに渡す報告書のことです。月次の試算表(その月までの数字をまとめた表)の要約や、前年との比較、打ち合わせの記録などが入ります。

手間がかかる作業は、大きく4つに分かれます。

1. 数字を集める 会計ソフトや給与ソフトから数字を書き出し、エクセルに貼り付ける作業です。顧問先ごとに使うソフトが違うと、書き出し方も毎回変わります。

2. 表とグラフを整える 前月比や前年同月比を計算し、グラフを作り直します。行の追加や科目の変更があると、計算式が崩れやすい部分です。

3. 所見を書く 数字の動きを読み取り、顧問先に伝えたい点を文章にします。ここは専門家としての判断が要る部分です。

4. 確認して送る 数字の転記ミスがないかを見直し、顧問先ごとに送ります。

まずは1か月分、レポートづくりにかかった作業をこの4つに分けて書き出してください。1と2の「作業」に時間を取られ、3の「判断」に時間を割けていないなら、そこが見直しどころです。

定例レポートの自動化に向く作業・向かない作業

自動化の考え方は単純です。決まった手順で毎回同じことをする作業は、仕組みに任せます。判断や責任が伴う作業は、人が担います。

自動化に向く作業

会計ソフトなどから数字を取り込み、決まった形の表にまとめる
前月比・前年同月比などの計算と、グラフの作成
決まったひな形への数字の流し込み
打ち合わせの録音や議事録の要約(下書き)
所見の文章の下書き

人が担うべき作業

数字の動きの理由を読み解き、助言の内容を決める
下書きの内容が事実と合っているかの確認
顧問先ごとの事情をふまえた伝え方の調整
最終的な承認と送付

「AIがレポートを全部書いてくれる」と考えると、つまずきやすくなります。仕組みに任せるのは、判断の前後にある作業だと考えてください。自動化に向く作業の見分け方は、請求書処理の自動化でも扱っています。

定例レポート作成を自動化する5つの手順

ステップ1:レポートのひな形を1つに決める

顧問先ごとにレポートの形がばらばらだと、仕組みにできません。まずは共通のひな形を1つ決めます。たとえば「主要な数字の一覧」「前年同月との比較グラフ」「今月の所見」「次回までの確認事項」の4つの枠です。顧問先ごとに足したい項目は、あとから追加できる形にしておきます。

ステップ2:数字の取り込み方をそろえる

会計ソフトから書き出すデータの形式を、顧問先をまたいでそろえます。書き出す項目、期間、ファイル名の付け方を決めておくと、自動で読み込みやすくなります。会計ソフトによっては、外部と連携する機能を使って数字を直接取り込めることもあります。

ステップ3:集計とグラフ化を仕組みにする

取り込んだ数字から、前月比や前年同月比の表とグラフを自動で作ります。小さく始めるなら、表計算ソフトの関数とグラフだけでも試せます。顧問先が多い場合は、取り込みからひな形への流し込みまでを一続きの仕組みにすると、手作業を減らせます。

ステップ4:所見と議事録の下書きにAIを使う

数字の変化をAIに渡すと、所見の下書きを作れます。打ち合わせの記録から、決まったことと宿題を抜き出して要約することもできます。ただし、AIは数字の読み違いや、事実と違う内容を書くことがあります。下書きはあくまで材料と考え、担当者が書き直して仕上げてください。

ステップ5:確認と送付の流れを決める

完成したレポートを誰が確認し、いつ送るかを決めます。「担当者が確認し、責任者が承認してから送る」のように、二段階にすると安心です。送付先の取り違えを防ぐため、宛先は顧問先の台帳から自動で入る形にしておくと、取り違えを減らせます。

守秘義務とAI利用で確かめておくべきこと

士業の仕事では、顧問先の情報の扱いに特に注意が要ります。たとえば税理士法第38条は、税理士が業務で知り得た秘密について定めています。正当な理由なく他に漏らすことや、自分や第三者のために使うこと(窃用)を禁じています。税理士でなくなった後も同じです(出典:税理士法違反行為|国税庁)。社会保険労務士法(第21条)など、ほかの士業の法律にも同じような定めがあります。

生成AI(文章などを作るAI)のサービスに情報を入力するときも同じです。個人情報保護委員会は2023年6月2日に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」を公表しました。この中で事業者に対し、個人情報を含む指示文を入力する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内かを、十分に確認するよう求めています。問題になるのは、本人の同意なく個人データを入力した場合です。そのデータが応答の出力以外に使われると、法律違反になる可能性があるとしています。そのため、サービスの提供者が入力データを機械学習に使わないことなどを、十分に確認するよう示しています(出典:生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について|個人情報保護委員会)。

実務では、次の点を決めておくと安心です。

入力したデータが学習に使われない設定や契約のサービスを選ぶ
顧問先名や個人名は、記号に置き換えてからAIに渡す
どの情報をAIに入力してよいかを、事務所のルールとして文書にする
必要に応じて、顧問先にAIの利用について説明する

費用感と進め方の目安

費用は、どこまでを仕組みにするかで変わります。ひな形と表計算の関数を整えるだけなら、今あるソフトの範囲で始められることもあります。会計ソフトからの取り込み、所見の下書き、送付までを一続きにする場合は、作り込みが必要です。

進め方は、顧問先を2〜3件に絞って試すのがおすすめです。ひな形と手順が固まったら、ほかの顧問先へ広げます。レポートの作り方が特定の担当者の頭の中にしかない場合は、属人化を解消する方法も参考になります。当社の最新の金額と納期は料金の目安をご確認ください。

よくある失敗と対策

失敗1:顧問先ごとにひな形を作ってしまう 顧問先の要望に合わせて形を変え続けると、仕組みが複雑になり、直すたびに手間が増えます。共通のひな形を土台にし、違いは追加の項目で吸収してください。

失敗2:AIの下書きをそのまま送る AIが書いた所見に、数字の読み違いや、根拠のない推測が入ることがあります。送る前に、元の数字と照らし合わせる手順を必ず入れましょう。

失敗3:元データを直さずにレポート側を直す レポートの数字だけを手で直すと、翌月の比較がずれます。誤りを見つけたら、会計ソフトなど元のデータで直し、レポートは作り直す運用にします。

失敗4:AIに入力してよい情報を決めずに始める 担当者がそれぞれの判断でAIを使うと、顧問先の情報がどこに渡ったか分からなくなります。使うサービスと入力してよい情報を、始める前に決めておいてください。

まとめ

士業の定例レポート作成を自動化するには、まず共通のひな形を決め、数字の取り込み方をそろえます。そのうえで、集計とグラフ化を仕組みに任せ、所見や議事録はAIで下書きを作ります。担当者は、数字の意味を読み解き、顧問先への助言を考えることに時間を使えます。

ただし、守秘義務と個人情報の扱いには注意が要ります。AIに入力してよい情報を決め、最後は人が確認して送る形にしてください。まずは来月分のレポートづくりで、作業を4つに分けて書き出すところから始めてみてください。